文件管理系統 (Document Management System，簡稱:DMS) 為一套電腦控制程序，將資訊儲存於檔案夾中。研究人員要瀏覽資訊時，文件管理系統會協助從儲存處取出資訊，也可追蹤檔案新增的變化。然而，文件管理系統是以「檔案」為主的系統，與內容管理系統 (Content Management System，簡稱:CMS) 有所不同，一般而言，內容管理系統應用範圍更廣。不過，文件管理系統與內容管理系統的概念仍有重疊的部分，例如：資訊儲存、綜合資料的使用、資訊分類及提供資料取得。
簡單敘述文件管理系統的特性如下：
1. 管理檔案：文件管理系統在取得資訊時，掃描作為儲存區域的檔案夾，局限於單一檔案，讓綜合資料可有效運作。
2. 控制分享：文件管理系統的建立是用來簡化資訊取得，並追蹤外部來源所創造的文件內容在不同階段的變化。在文件管理系統中，並不著重於內容的創造，只是提供取得檔案內容。
3. 可獲取性：文件管理系統對於來源的使用，只是提供通路進入存放檔案的地方。
1. 管理檔案：文件管理系統在取得資訊時，掃描作為儲存區域的檔案夾，局限於單一檔案，讓綜合資料可有效運作。
2. 控制分享：文件管理系統的建立是用來簡化資訊取得，並追蹤外部來源所創造的文件內容在不同階段的變化。在文件管理系統中，並不著重於內容的創造，只是提供取得檔案內容。
3. 可獲取性：文件管理系統對於來源的使用，只是提供通路進入存放檔案的地方。
在實際應用上，於個人單機或團體主機，除了可以控管文件版本的更新，就學術寫作而言，也可結合引用文獻資料庫，儲存、管理並方便取用事先收集的參考文獻。除此之外，線上文件管理系統讓使用者不受時空限制，利用網際網路存取資料，更是方便！
另一方面，出版業對於知識庫的擴張，提供了大量的貢獻；在不同主題範疇之下，跨領域與專一領域的研究人員均有所增加……這些條件都讓更多資訊在線上分享，透過平易近人的網路，隨時都可獲取資訊。
除此之外，有了開放獲取的來源，人們需要的不只是得出結果的速度，還有來源的可信度。經由更多人導入、審核及引用可獲取的資訊，眾多的使用者讓資訊分享變得更有意義。加上資料取回系統也能支援日漸成長的線上資訊分享趨勢。真得感謝日新月異的電腦科技，以及無遠弗屆的網際網路！
WHAT IS DOCUMENT MANAGEMENT (DMS)?
Document management, often referred to as Document Management Systems (DMS), is the use of a computer system and software to store, manage and track electronic documents and electronic images of paper based information captured through the use of a document scanner. The term document is defined as “recorded information or an object which can be treated as a unit". DM systems allow documents to be modified and managed but typically lack the records retention and disposition functionality for managing records. Key DM features are:
- Check In / Check Out and Locking
- Version Control
- Roll back
- Audit Trail
- Annotation and Stamps
- Summarisation
